Mensaje en triple piso

Las directrices de toda organización deben ser claras y por escrito, pues es común que surjan dos y hasta tres vertientes de pensamiento sobre una misma idea.

Los manuales escritos suelen ser no solamente aburridos, sino difíciles de entender, sobre todo cuando las indicaciones son muy generales, es decir, que van de la periferia al centro y en ese camino se pierde la objetividad de lo que se requiere, por lo general.

Hay que entender que todo colaborador cuenta con tres pisos de pensamiento. Uno directo que se capta de inmediato porque la directriz es tajante. Otro indirecto, que permite la libre interpretación y el tercero tiene que ver con el sentido muy propio que le da quien recibe ese mensaje, que no necesariamente va acorde al requerimiento que se quiere transmitir.

Cada uno tiene sus ventajas y desventajas. En el primero de los casos suelen llamarse normas que son claves, lo que se permite y no. También se envían políticas (segundo caso) que son más fl exibles y sirven para que el colaborador tenga conocimiento de que con base a circunstancias y modos, es posible hacer aportaciones para realizar mejoras.

El tercero es cuando empiezan los problemas, se presenta con la interpretación personal del colaborador, la cual cuenta con varios atributos que afectan de manera equivocada a la organización y la dañan:

a).-Se convierte en negativo al momento de que se disemina una información que da al traste con la mejora interior que busca la organización y que por lo general termina o se conforma en lo que se llama un “Círculo vicioso”,que tiene varias características que serán tema aparte.

b).- Suele cimbrar a la organización cuando el mensaje sufre de alteraciones, lo que permite “ruido” en la comunicación y que genera el llamado “Radio pasillo” cuyo crecimiento es exponencial desde el momento en que más colaboradores lo distribuyen. También se tratará en otra colaboración.

c).- Da pie a la diseminación de rumores, que suelen ser pedazos de información vivos (por aquello de que nacen, se reproducen y mueren) que afectan de manera inmediata y durante un determinado momento, pero que además forman una percepción difícil de erradicar si no es atajado conforme a estrategias adecuadas.

d).- La información que se maneja es con base en dos características: es importante o interesante, lo cual lo debe determinar la organización, no el colaborador, para que no se presenten las consecuencias señaladas. Así pues, la mejor manera de comunicar desde el principio debe contar con tres ejes fundamentales: debe ser sencilla (digerible desde la primera lectura), certera (con objetivos delimitados), y trascendente, es decir, que su información debe ser duradera, a menos que quienes manejen la organización decidan lo contrario.

Claro, hay quienes determinan la necesidad de una retroalimentación vertical y horizontal, pero eso requiere de herramientas especificadas en las políticas de trabajo, no en las normas.

El autor es periodista con más de 35 años de experiencia, LAE, MCO, DAP.

Es director de Editorial J. Castillo, S.A. de C.V.y de CEO, Consultoría Especializada en Organizaciones…

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