Libro de actas: la historia de las empresas

Cuando construimos un negocio con una o más personas y formalizamos un contrato de sociedad, lo hacemos con la mayor de las ilusiones de que nos irá muy bien desarrollando juntos un proyecto.

Ese mismo entusiasmo por el inicio a veces no nos permite poner mucha atención en detalles importantes que nos serán de gran utilidad en el funcionamiento y operatividad de nuestra empresa, así que firmamos el acta constitutiva ante notario y quizás ya no volvemos a leerla hasta que la necesitemos para algún trámite o gestión.

En este documento tan importante con el que la empresa nace a la vida jurídica, no solamente están plasmados los derechos y obligaciones de los socios, también se encuentra la forma como éstos se van a organizar para llevar a cabo las actividades o el objeto social para el cual se unieron; una de las herramientas principales de la organización de la empresa es el libro de actas de asambleas.

El libro de actas es donde se asientan por escrito todas las asambleas que celebren los socios, donde se toman los acuerdos, las decisiones y la evaluación de los resultados que van obteniendo.

Sin embargo, en la práctica, la mayoría de las empresas no llevan con orden este libro de actas, incluso muchas empresas no lo tienen, pero voy a explicarles por qué deben poner al corriente este libro de actas y la importancia de éste.

En primer lugar, si queremos dar un seguimiento a los compromisos contraídos por los socios, debemos ponerlos por escrito para no olvidarlos y evaluar si los cumplimos.

Esto nos permitirá llegar más rápido a las metas que nos trazamos y tener éxito en nuestra empresa.

En segundo lugar, para efectos fiscales, también tenemos que contar con nuestro libro de actas, ya que estos registros sociales forman parte de la contabilidad que debemos llevar para efecto del pago de nuestros impuestos y de la obtención de los estímulos fiscales a que tengamos derecho en nuestra empresa; por lo menos debe celebrarse una asamblea anual para revisar los estados financieros de la empresa y el estado del capital que tenemos en la misma.

Como socios tenemos que analizar los estados de posición financiera, de resultados, las variaciones en el capital contable, el origen y aplicación de los recursos y todos los aspectos contables que nos permiten ver si efectivamente tenemos una empresa sana y redituable, económicamente hablando.

En tercer lugar, teniendo nuestro libro de actas de asambleas al día, podemos tomar las mejores decisiones para nuestra empresa con base en datos ciertos y fidedignos, porque no los dejamos a la buena memoria de los socios, y en caso de tener una auditoría fiscal, tendremos la tranquilidad de que todas nuestras operaciones están respaldadas y soportadas debidamente con los acuerdos de asambleas de socios; incluso si necesitamos vender la sociedad, quienes la compren nos pedirán tener al día este libro.

Así que si queremos tener una empresa exitosa, que trascienda de generación en generación, vayamos accionado y empecemos a poner al corriente nuestro libro de actas, asentando todas las asambleas a partir del acta constitutiva.

Si tienen duda de cómo hacerlo no dejen de consultar con el experto en la materia: su notario de confianza.

La autora es Maestra en Derecho Internacional Privado por la Universidad de Sonora, titular de la Notaría Pública número 106 en Hermosillo, Sonora, Presidenta de Consejo de Business Partners y Vicepresidenta de Consejo de la Asociación Mexicana de Mujeres Empresarias Amexme, Capítulo Hermosillo, A. C.