Conformación de un sistema

Existen cinco elementos básicos para conformar un sistema dentro de la organización:

1.- La creación de procesos nos lleva a conformar la estructura que le dará movilidad a la organización.

Es el qué hacer para partir de un punto a otro, que en este caso son los objetivos.

2.- Los procedimientos son aquellos pequeños detalles que le dan vida a esos procesos, es el cómo llegar del punto A al punto B.

3.- Dentro de ese caminar existen dos modos.

Uno que otorga la organización y otro que impone la persona en su toma particular de decisiones, y para que esto funcione deben estar cercanos en la idea central del objetivo a perseguir.

4.- La organización como ente vivo cuenta con retroalimentación constante con base en herramientas conocidas: tipo de comunicación, liderazgo, revisión de indicadores, análisis de productos o servicios no deseados, etcétera, que se enmarcan en lo que es misión, visión y valores.

5.- Una vez conformado el sistema, siempre -y es una constante-, sufrirá tarde o temprano una situación de crisis que pondrá a prueba ese sistema que es la columna vertebral de la organización.

Existe una costumbre en las organizaciones donde llega un momento en que todo se da por un hecho, lo cual es el inicio de que se corroen los diferentes elementos que conforman al sistema.

La manera de hacer una actividad de manera automática la convierte en un momento determinado en que se caiga en la obsolescencia y es cuando nacen los círculos viciosos que requieren, para convertirlo en virtuoso, de una modificación lenta pero precisa, con ingredientes caracterizados en socialización o sensibilización de las personas para que acepten las nuevas disposiciones.

De no hacerse con base en esta metodología, se corre el riesgo de que la organización ingrese a un área de conflictividad que ponga en peligro el sistema creado.

A su vez, se debe tener en consideración que, si algo empieza mal, con toda seguridad terminará mal.

Este pensamiento es el que cambia los comportamientos de los integrantes de la organización de cualquier nivel y el saber rectificar caminos en tiempo y forma, es una de las bases que llevan al éxito, sea cual sea lo que ello signifique.

Los testimonios de rompimientos en los sistemas de grandes organizaciones son los más conocidos: iglesia, gobierno, trasnacionales, etcétera, pero esas escisiones también se sufren en medianas, pequeñas y hasta micros.

Curiosamente, cuando se presentan ese tipo de situaciones, suelen ser más lastimosas de abajo para arriba en el caso del tamaño de las organizaciones.

Y eso se puede vivir en la misma familia.

¿Cuántos hermanos hay que no se hablan o padres divorciados por falta del sostenimiento de un sistema?

Claro, son menos públicos.

Así pues, al conformarse un sistema se debe contar por escrito con las bases mínimas de su existencia para fortalecerlo –en el caso de los países son su Constitución o reglamentos-, pero en las organizaciones de menor tamaño por lo general es la costumbre –válido, aunque no están por escrito--, la que impera y dependiendo del comportamiento de quienes la integran (empatía) en ese tenor, será el éxito o fracaso que se logre.

El autor es periodista con más de 30 años de experiencia en medios escritos y de Internet.

Es director de Editorial J. Castillo, S.A. de C.V. y de CEO, Consultoría Especializada en Organizaciones…Cuando la unión de esfuerzos no es suficiente.

Correo electrónico: archivoconfidencial@hotmail.com

Twitter: @Archivoconfiden

https://www.facebook.com/armando.vazquez.3304