Reuniones efectivas

Sin duda, todos somos conscientes de que el tiempo no vuelve atrás y que no es posible reponerlo, es decir, tiempo no aprovechado se convierte en pérdida.

En el ámbito empresarial, hay dos formas de medirlo, la primera por el costo directo del tiempo laboral y recursos utilizados en determinado espacio de tiempo y el más complicado de estimar es el costo de oportunidad, es decir, lo que se podría haber ganado o ahorrado si la persona hubiese hecho lo que tenía que hacer.

En esta época en que la comunicación entre personas ha brincado la barrera del tiempo, distancia y hasta muros, surgen retos empresariales y laborales, particularmente el uso proliferado de teléfonos inteligentes “smartphones”, el bajo costo y la alta disponibilidad del Internet, se convierten en factores de distracción (que curiosamente cuando los incorporamos a nuestra vida laboral, siempre los vemos como una herramienta para incrementar nuestra productividad).

Un factor que acelera el resultado negativo del uso inapropiado de esta tecnología de comunicación, es un manejo inadecuado de las reuniones, de 2 participantes en adelante.

Empiezo por comentar que las reuniones en algunas organizaciones empiezan a ser reemplazados por “grupos de chat” que despersonalizan la comunicación y bloquean el importante lenguaje no verbal (pretendidamente reemplazado por “emojis” o “emoticons”, que indican, mas no manifiestan, emociones al o los interlocutores), altamente importante en la gestión gerencial.

Un segundo caso es el uso de estos dispositivos en las reuniones en la empresa; en este entorno donde la información viaja a increíble velocidad y además está tan disponible, resulta poco aprovechado el tiempo de los participantes en una reunión meramente informativa o bien, de presentación unidireccional de resultados, una fuerte recomendación es que estas reuniones se conviertan en espacios de trabajo en los que los asistentes lleven un propósito de colaboración en el que previamente recibieron y analizaron la información necesaria.

Las reuniones en las que el participante no tiene actividad se convierten en un suplicio que desafortunadamente se alivia si en estas reuniones se permite el uso del teléfono o ¡hasta la computadora!

Lamentablemente estos asistentes sólo están en físico, pero su concentración está en otro lugar, haciendo improductivo o bajamente productivo su tiempo, ya sea en la reunión, o bien, en la actividad que atienden remotamente, ¡esperando que esta tenga que ver con su responsabilidad en la empresa!

Mis recomendaciones para hacer más productivas las reuniones en la empresa:

*Calendarizar, no improvisar.

Seleccionar cuidadosamente a los asistentes y acomodar los temas para que una vez que sean tratados, poder desincorporar a quien ya no haga sentido que permanezcan en la reunión.

*Ser puntuales en el inicio y final de la reunión.

*Manejar agenda con propósito, temas y tiempos.

*Nombrar un moderador que sea responsable de otorgar la palabra y retirarla, así como de regresar al tema de la agenda cuando ocurren desvíos.

*Retirar de la mesa de la reunión los teléfonos, excepto aquéllos que esperen una comunicación de alta prioridad, en cuyo caso el teléfono debe estar lejos de las manos del usuario.

*Programar descansos en la reunión cuando son sesiones largas, por ejemplo, las de planeación, considerar descansos para atender pendientes de trabajo y necesidades físicas.

*Hacer, al final, un resumen de los temas tratados, acuerdos y responsables.

*Agradecer a los participantes por su tiempo y atención.

Finalmente, queda recomendar que el gran reto es que el asistente sienta que la reunión fue de utilidad y que el tiempo invertido fue de calidad, ya sea en participación o en aprendizaje.

Esto hará que el estado de ánimo para la siguiente reunión sea el mejor y se conviertan cada vez más en espacios de productividad y no de desperdicio.

¡Hasta la próxima!

El autor es consultor empresarial, coach directivo, capacitador internacional.

eduardo.estrada@3tc- consulting. com